ขอให้เพื่อน ๆ แสดงความคิดเห็น และช่วยกันตอบ Quiz ของอาจารย์ ใน Blog นี้น่ะค่ะ
คำถาม :
***** Human Resource Information System (HRIS) ในกรณีที่บริษัทของท่านมีสาขาอยู่ทั่วทุกภาค มีพนักงานมากกว่า 10,000 คน ท่านสามารถนำระบบ HRISมาประยุกต์ใช้ในบริษัทของท่านอย่างไร จึงจะเกิดประสิทธิภาพสูงสุด ระดมสมองในกลุ่ม อย่าคิดคนเดียวนะครับ (20 คะแนน) ?
ให้ทำใน Blog ของนักศึกษา (เป็นงานกลุ่มตามสมาชิก blog)
เมื่อ นักศึกษาจัดทำเรียบร้อยแล้ว ให้เข้ามา Post ไว้ใน blog นี้ ว่ากลุ่มอะไรที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว
ผมจะเข้าไปตรวจรายละเอียดใน blog ของนักศึกษา ไม่ต้องนำคำตอบมา post ที่นี่
กำหนดส่ง ก่อนวันอาทิตย์ที่ 23 มีนาคม 2551
ขอให้สนุกกับการทำงานกลุ่ม
สมัครสมาชิก:
ส่งความคิดเห็น (Atom)
19 ความคิดเห็น:
ขอก่อนเลยนะเพื่อนๆ อย่าคิดมาก หมายถึงขอ comments ก่อนเลยนะ กลัวไม่มีส่วนร่วมนะจ้า
HRIS หลักๆที่ต้องทำคือ
1. Recruitment
2. Payroll
3. Time Attendance
4. Performance Evaluation
5. Training and Development
6. Man Power Planning
7. Welfare
8. Central Database
รายละเอียด ช่วยส่งกันมาหน่อยนะจ๊ะ
With love,
ข้อดีของ HRIS ค่ะ
1.กระบวนการจัดการข้อมูลมีความรวดเร็ว ให้ข้อมูลที่ถูกต้องและสมบูรณ์มากขึ้นที่จะนำไปดำเนินกรรมวิธี
2.ลดเวลาการส่งข้อมูลและเพิ่มเวลาในการวิเคราะห์และแก้ปัญหา
3.สามารถผลิตรายงานมาตรฐานต่าง ๆ ได้โดยง่าย เช่น รายงานงบเงินรวม การเข้ารับการฝึกอบรม บัญชีพนักงานและการวิเคราะห์แรงงานโดยอายุ ทักษะหรือประสบการณ์
4.สามารถสร้างรูปแบบต่าง ๆ ได้ง่ายขึ้น โดยสามารถสร้างข้อมูลเงินเดือนและเงินตอบแทนสำหรับพนักงานแต่ละคน ทั้งฝ่าย หรือทั้งบริษัท
5.สามารถค้นหาพนักงานที่มีทักษะเฉพาะสำหรับตำแหน่งงานที่ว่าง ซึ่งจะช่วยลดเวลาและค่าใช้จ่ายในการหาคนเข้าตำแหน่งจากภายนอกในเมื่อมีผู้มีคุณสมบัติอยู่แล้ว
6.สามารถดึงข้อมูลได้ตลอดเวลาและในรูปแบบที่ต้องการเพื่อสนองความต้องการของผู้ใช้
ขอเสริมให้นิสนึงนะค่ะ เพื่อนเป็นประโยชน์
ลักษณะของระบบ HRIS ที่ดี
1. สามารถสร้างเงื่อนไขในการพิมพ์รายงานได้ไม่จำกัดและสามารถเก็บบันทึกเงื่อนไขที่ใช้เป็นประจำในแต่ละรายงานได้
2. ข้อมูลประวัติของพนักงานควรจะต้องครบถ้วนสมบูรณ์แบบ มีประสิทธิภาพ และมีความทันสมัยตลอดเวลา
3. มีระบบการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล สามารถกำหนดสิทธิในการเข้าใช้งานโปรแกรม หรือการเรียกใช้ข้อมูล สำหรับผู้ใช้งานแต่ละคนได้
4. สามารถกำหนดเงื่อนไขในการค้นหาข้อมูลได้หลายรูปแบบ เพื่อความรวดเร็วในการทำงาน
5. ระบบการติดต่อกับผู้ใช้ (User Interface) ควรจะเข้าใจง่าย แม้พื้นฐานความรู้ของผู้ใช้จะแตกต่างกันก็ตาม
6. ควรมีความสามารถในด้านเครือข่าย เพื่อตอบสนองการทำงานร่วมกันของหน่วยงานในองค์กร ซึ่งอาจจะแบ่งแยกเป็นหลายสาขา
7. ต้องมีระบบการสำรองข้อมูล (Data backup and restore) เพื่อป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในกรณีฉุกเฉิน
ช่วยอีกแรงค่ะ
องค์ประกอบของ HRIS มี 4 ประการคือ
1. เครื่องมือในการสร้างระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ หมายถึงส่วนประกอบหรือโครงสร้างพื้นฐานที่รวมกันเข้าเป็น HRIS โดยทำหน้าที่ในการนำข้อมูลเข้าสู่ระบบ (Input) โดยจำแนกเครื่องมือในการสร้างระบบสารสนเทศออกเป็น 4 ส่วนได้แก่
- ฐานข้อมูล (database) ซึ่งเป็นหัวใจของระบบ HRIS ซึ่งเป็นส่วนประกอบสำคัญที่ช่วยให้ระบบสารสนเทศมีความสมบูรณ์และปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพ
- เครื่องมือ (tools) ใช้จัดเก็บและประมวลผลข้อมูล ปกติจะใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ เป็นอุปกรณ์หลักในการจัดเก็บข้อมูล
- ชุดคำสั่ง (software) ที่ทำหน้าที่รวบรวมและจัดการเก็บข้อมูลเพื่อใช้ในการบริหารงานหรือการตัดสินใจ
2. วิธีการหรือขั้นตอนการประมวลผลข้อมูล (Processing) คือการสังเคราะห์สารสนเทศที่เหมาะสมกับการใช้งานโดยจัดลำดับ ทำหน้าที่ปรับเปลี่ยนข้อมูล และวิธีการของการประมวลผลข้อมูลเพื่อให้ได้สารสนเทศที่ต้องการ
3. การแสดงผลลัพธ์ (Output) คือการจัดการนำข้อมูล ข่าวสาร หรือข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลแล้วไปแสดงแก่ผู้ใช้ตามความเหมาะสม ในรูปของรายงานต่างๆ ที่สามารถแสดงได้อย่างรวดเร็วและถูกต้อง
การตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงของระบบ (Feedback) ในระบบสารสนเทศบางระบบ ต้องการ4. การตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงเมื่อเวลาผ่านไป ข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลเรียบร้อยแล้ว แต่ถูกส่งกลับไปยังส่วนของการนำเข้าข้อมูลอีกครั้งหนึ่ง เพื่อการตรวจสอบคุณภาพ หรือปรับเปลี่ยนรูปแบบให้เป็นไปตามความต้องการของผู้ใช้
ให้ความร่วมมือค่ะ หวังว่าคงมีประโยชน์นะค่ะ
รายละเอียดของพนักงานทุกสาขาจะถูกจัดเก็บอยู่ใน Recruting Module:-
Recruiting module
ระบบสรรหาและคัดเลือกนั้นเพื่อใช้การจัดเก็บข้อมูลผู้สมัครที่ทำให้ทราบสถานภาพและคุณสมบัติของของผู้สมัคร ใช้ในการบันทึกข้อมูลการจ้างงาน เก็บประวัติส่วนตัวที่จะใช้ในการคัดเลือกต่อไป
Input
ข้อมูลทั่วไป
- ชื่อ - นามสกุล
- ชื่อเล่น
- วัน เดือน ปีเกิด
- เพศ
- ภูมิลำเนา
- ที่อยู่ปัจจุบัน
- ศาสนา
- เชื้อชาติ
- สัญชาติ
- ข้อมูลทางครอบครัว
- โรคประจำตัว
- กรุ๊ปเลือด
- หมายเลขโทรศัพท์ที่ติดต่อได้
- อีเมล์
ข้อมูลทางด้านการศึกษา
- รหัสนักศึกษา
- เกรดเฉลี่ยปัจจุบัน
- วุฒิการศึกษา
- โรงเรียนที่จบ
- สาขาวิชาเอก
- สาขาวิชาโท
- อาจารย์ที่ปรึกษา
- ประวัติการรับทุน
- ประวัติการทำกิจกรรม
Report & Output
- รายงานคุณสมบัติต่างๆของผู้สมัคร
- คะแนนการสอบ
- ผลการสัมภาษณ์
- รายละเอียดตำแหน่งงาน
- จำนวนผู้สมัครรายงานการคัดเลือก
Recruiting module จะมีการทำงานเชื่อมโยงกับระบบอื่นๆเช่น ระบบข้อมูลการคลัง basic module ที่เกี่ยวกับข้องกับข้อมูลพื้นฐาน
---------------------------
Love u na,
Jesse
เอ้าขอเสียงหน่อย.....
(คราวหน้าว่าด้วยเรื่อง payroll)
คุณ ก้อย (คนสวยหุ่นเปรียวลม)บังคับกระผมให้พิมพ์ comments ของเธอ ในส่วนของ Time attendance system ดังนี้:-
- บันทึกเวลาโดยผ่านเครื่องรูดบัตร มีการเก็บหน่วยความจำไว้ในเครื่องรูดบัตร ซึ่งสามารถจะดึงข้อมูลเหล่านั้นเข้าสู่คอมพิวเตอร์เพื่อประมวลผลได้ ทำให้ไม่เสียเวลาในเก็บบัตรตอกมาตรวจสอบ แล้วก็ต้องนำกลับไปไว้ที่เดิมอีก
- กำหนดแผนการทำงานของพนักงานได้ล่วงหน้า ไม่ว่าจะเป็นพนักงานรายเดือน รายวัน หรือ พนักงานที่ต้องมีการเข้ากะที่แตกต่างกัน
- ตรวจสอบเวลาการทำงานที่ข้ามวันได้ เช่น การเข้าทำงานกะในคืนวันหนึ่ง และไปเลิกงานในตอนเช้าของอีกวันหนึ่ง
- มีรายงานความผิดพลาดได้หลากหลาย เช่น พนักงานไม่รูดบัตรเข้าหรือออก รายงานการมาสาย หรือเลิกงานก่อนเวลา แสดงสถิติการหยุดงาน การป่วยลาขาดสาย ของพนักงานแต่ละคน หรือเป็นสาขา ในแต่ละช่วงเวลา
- มีระบบเอกสารสำหรับรองรับการปรับปรุงข้อมูลเวลา ในกรณีที่จำเป็นต้องแก้ไขข้อมูล เช่น ใบแลกกะ ใบปรับเวลาการทำงาน ใบบันทึกกรณีลืมรูดบัตร ใบบันทึกการลา เป็นต้น
----------------
จบ..
ก้อย..เองจ๊า
HRIS ที่ดีคือ
1.มีประโยชน์ต่อการวางแผนกำลังคน การคาดคะเนความต้องการของคน และการจัดเตรียมโปรแกรมการฝึกอบรมและพัฒนาบุคลากรขององค์กรในระยะยาวได้
2.ทำให้เราสามารถกำหนดค่าจ้างและจัดสวัสดิการที่แข่งขันอับองค์กรอื่นๆได้
องค์ประกอบของ HRIS
องค์ประกอบสำคัญเชิงกระบวนการของระบบนี้ มี 3 องค์ประกอบด้วยกันคือ
Input - Data Maintenance - Output
Input คือการป้อนข้อมูลด้านบุคลากรต่างๆ เช่น ข้อมูลพนักงานใหม่ รายงานผลการปฏิบัติงาน ข้อมูลการทำเงินเดือนพนักงาน บันทึกอุบัติเหตุที่เกิดขึ้นกับพนักงาน บันทึกการเข้ารับการฝึกอบรมของพนักงาน เข้าไปในระบบ ซึ่งในปัจจุบันนอกจากข้อมูลที่เป็นตัวหนังสือแล้ว เทคโนโลยียังทำให้เราสามารถจัดเก็บรูปภาพ สำเนาของเอกสาร รวมไปถึงลายเซ็นของคนในองค์กรได้ด้วย
หลังจากป้อนข้อมูลเข้าไปในระบบแล้ว ก็จะเป็นการบำรุงรักษาข้อมูลซึ่งหมายถึงการเพิ่มข้อมูลใหม่เข้าไป และการปรับปรุงข้อมูลให้มีความทันสมัย เช่น ถ้ามีการเลื่อนตำแหน่งหรือปรับเงินเดือนให้กับพนักงาน เราก็จะป้อนข้อมูลใหม่นี้เข้าไป และก็ต้องเข้าไปปรับข้อมูลเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายในส่วนของเงินเดือนของพนักงานของบริษัท ข้อมูลเกี่ยวกับโครงสร้างองค์กร เป็นต้น
ส่วนกระบวนการขั้นสุดท้ายคือ Output ซึ่งจะมีการประมวลผลข้อมูล จัดทำรายงาน เอกสารให้อยู่ในรูปแบบที่ง่ายต่อความเข้าใจให้ง่ายต่อการนำไปใช้งาน ดังนั้นเราจึงต้องคำนึงถึงผู้ใช้งาน (เช่น พนักงาน ผู้จัดการสายงาน เจ้าหน้าที่ทรัพยากรบุคคล) และวิธีนำเอาข้อมูลเหล่านั้นไปใช้ เช่น ใช้ผ่านระบบอินทราเน็ต/อินเตอร์เน็ต ผ่านโทรศัพท์ หรือผ่านทางเจ้าหน้าที่ทรัพยากรบุคคล เป็นต้น
ความสำคัญของ HRIS
ประหยัดในระยะยาว
ช่วยแก้ปัญหาและเพิ่มผลผลิตและกำไร ผลที่ได้จาก HRIS ต่อผู้บริหาร ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ และพนักงาน
ตัวอย่างการประหยัดเวลาของผู้บริหารคือการวิเคราะห์เรื่องที่จะฝึกอบรม โดยมีบันทึกหลักสูตรที่สำเร็จของพนักงานแต่ละคนให้สามารถดูได้เพื่อใช้ร่วมกับกับข้อมูลการประเมินการปฏิบัติงาน เพื่อกำหนดแผนการฝึกอบรม นอกจากนี้ยังสามารถสร้างรายงานเตือนผู้จัดการเมื่อถึงเวลาประเมินการปฏิบัติงาน ตามรูป ผลดีต่อพนักงานจะสามารถรู้ข้อมูลเงินเดือนและเงินตอบแทนได้เร็วขึ้น
ผลที่ได้รับจาก HRIS
ผู้ที่ได้รับผลจาก HRIS
-การบริหาร
1.การประเมินการปฏิบัติงาน
2.การทบทวนเงินเดือน
3.ข้อมูลการสรรหาพนักงาน
4.การวางแผนที่มีประสิทธิผล
5.การวิเคราะห์กำลังคน
6.การวางแผนอาชีพ
7.การวิเคราะห์เรื่องที่จะฝึกอบรม
-ทรัพยากรมนุษย์
1.รายงานตามระยะเวลา
2.ข้อมูลพนักงาน
3.การบริหารเงินเดือน
4.การบริหารกำไร
5.ข้อมูลผู้สมัครงาน
6.ข้อมูลเร่งด่วน
7.รายงานงบเงินรวม
-พนักงาน
1.ข้อมูลเงินเดือน
2.ข้อมูลกำไร
ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ได้ประโยชน์จากการสามารถสร้างรูปแบบต่าง ๆ ได้ง่ายขึ้น โดยสามารถสร้างข้อมูลเงินเดือนและเงินตอบแทนสำหรับพนักงานแต่ละคน ทั้งฝ่าย หรือทั้งบริษัท การรายงานด้วยมือสำหรับข้อมูลดังกล่าวโดยฝ่ายทรัพยากรมนุษย์เป็นสิ่งที่น่าเบื่อและใช้เวลามาก และเสี่ยงต่อการผิดพลาด ระบบอัตโนมัติจะให้ข้อมูลที่ถูกต้องและสมบูรณ์มากขึ้นที่จะนำไปดำเนินกรรมวิธี ระบบจะลดเวลาการส่งข้อมูลและเพิ่มเวลาในการวิเคราะห์และแก้ปัญหา ระบบอัตโนมัติจะสามารถผลิตรายงานมาตรฐานต่าง ๆ ได้โดยง่าย เช่น รายงานงบเงินรวม การเข้ารับการฝึกอบรม บัญชีพนักงานและการวิเคราะห์แรงงานโดยอายุ ทักษะหรือประสบการณ์
ประโยชน์สำคัญอีกประการหนึ่งของระบบคือ ความสามารถที่จะค้นหาพนักงานที่มีทักษะเฉพาะสำหรับตำแหน่งงานที่ว่าง ซึ่งจะช่วยลดเวลาและค่าใช้จ่ายในการหาคนเข้าตำแหน่งจากภายนอกในเมื่อมีผู้มีคุณสมบัติอยู่แล้ว
การเริ่ม HRIS
เมื่อตัดสินใจสร้าง HRIS การรู้ว่าจะเริ่มที่ใดเป็นสิ่งสำคัญ การตัดสินใจเลือกซอฟท์แวร์ที่ดีที่สุด ระบบควรมีอะไร ใครที่เกี่ยวข้อง ฯลฯ เป็นงานที่ละเอียดมาก
ขั้นตอนการสร้าง HRIS
ขั้นที่ ๑ ทำความเข้าใจระบบปัจจุบัน
- กำหนดวัตถุประสงค์
- สอบถาม
- รวบรวมข้อมูล
ขั้นที่ ๒ ความต้องการระบบใหม่
- กำหนดสิ่งที่ต้องเปลี่ยนแปลง
- ปัญหาของระบบเก่า
ขั้นที่ ๓ วางแผน
- ตัดสินใจขั้นสุดท้ายถึงความต้องการต่าง ๆ ในระบบใหม่
- กำหนดข้อมูลดิบที่ต้องการ
- กำหนดผลนำออกที่ต้องการ
ขั้นที่ ๔ เลือกซอฟท์แวร์และทดสอบ
- แจ้งผู้ขายซอฟท์แวร์ให้เสนอขาย
- เลือกผู้ขายซอฟท์แวร์
- ทดสอบระบบ
ขั้นที่ ๕ นำผลการใช้มาทบทวน
- รวบรวมผลการใช้จากผู้ใช้
- ปรับปรุงซอฟท์แวร์ตามความต้องการของผู้ใช้
ขั้นที่ ๖ การนำไปใช้
- ใช้ระบบใหม่และฝึกอบรมเจ้าหน้าที่ทุกคน
ขั้นที่ ๗ การประเมินผล
- ค้นหากำหนดปัญหาระยะยาว
- ประเมินประโยชน์
- ปรับปรุงระบบให้ทันสมัย
ขั้นตอนแรกเป็นการกำหนดวัตถุประสงค์ของระบบและกลุ่มเป้าหมายที่จะใช้ประโยชน์จากระบบ ซึ่งวิธีการที่สำคัญก็โดยการสำรวจและสอบถามผู้ใช้ข้อมูลในปัจจุบันและผู้ที่น่าจะใช้ในอนาคต เพื่อให้เข้าใจระบบที่เหมาะสมและประเภทของข้อมูลที่ต้องการในปัจจุบัน ได้แก่ ฝ่ายเงินเดือน เจ้าหน้าที่ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร เจ้าหน้าที่ทรัพยากรมนุษย์ ฝ่ายอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง สิ่งที่สำคัญ ต้องพิจารณาว่าปัจจุบันใช้รายงานอะไรอยู่ ใครใช้ข้อมูล อะไรเป็นแหล่งข้อมูลตั้งต้น คุณค่า (COST) ของระบบปัจจุบัน รายงานเพิ่มเติมอะไรที่ต้องการ อะไรเป็นปัญหาที่มีอยู่ในปัจจุบัน และข้อคิดเห็นที่จะทำให้ระบบดีมากขึ้น ทั้งนี้ควรเขียนการสำรวจออกมาเป็นคำถามที่ลายลักษณ์อักษรเพื่อช่วยให้การสอบถามมีประโยชน์ยิ่งขึ้น เพื่อประกันว่าได้สอบถามคำถามที่ตรงกับผู้ใช้ทุกคน
ขั้นต่อไป หาว่าอะไรเสริมหรือต้องเปลี่ยนแปลงระบบรายงานปัจจุบัน ซึ่งจะช่วยในการกำหนดรายละเอียดที่ต้องปฏิบัติใหม่ที่จะเกิดประโยชน์ต่อผู้ใช้และปัญหาที่เกิดขึ้นเป็นประจำ ตัวอย่างเช่น อาจเป็นรายงานที่ผลิตขึ้นโดยระบบปัจจุบัน (ด้วยมือระบบสารสนเทศอื่น) ที่ขาดข้อมูลที่สำคัญหรือไม่ได้ใช้เลย ในจุดนี้ของกระบวนการ สามารถตัดรายงานที่ไม่จำเป็นออกไปได้และสามารถระบุรายงานที่ไม่ถูกต้องได้ ไม่เช่นนั้นแล้ว ระบบใหม่ที่มีปัญหาเดิม ๆ ก็จะไม่มีประโยชน์ต่อใคร
ขั้นต่อไป เป็นการตัดสินใจขั้นสุดท้ายเกี่ยวกับเนื้อหาและลักษณะสำคัญของระบบใหม่และจัดทำเป็นเอกสาร ขั้นนี้จะขึ้นอยู่กับข้อมูลที่รวบรวมได้ในสองขั้นแรกรวมทั้งการกำหนดข้อมูลนำเข้าและผลลัพธ์ ซึ่งต้องมีการตรวจสอบกระบวนการโดยผู้ใช้เพื่อให้แน่ใจว่าได้สื่อความต้องการของตนเองถูกต้อง
จากนั้น ใช้รายละเอียดในขั้นที่ ๓ เพื่อทำโครงการความต้องการ (RFP: Request for Proposal) ซึ่งเป็นวิธีการสื่อระหว่างองค์การกับผู้ขายซอฟท์แวร์ที่มีวัตถุประสงค์หลัก ๓ ประการ คือ เพื่อสื่อถึงผู้ขาย (ในลักษณะที่เหมาะสมกับเวลา) ถึงความต้องการ HRIS, กำหนดเค้าโครงการตอบสนองจากผู้ขาย และเพื่อช่วยในการสื่อต่อไปกับผู้ขายได้เร็วขึ้น
คำบรรยายเป็นลายลักษณ์อักษรจะช่วยให้องค์การสรุปความต้องการของผู้ใช้ทุกคน (เป็นเอกสารชุดเดียว) และช่วยให้เข้าใจในรายละเอียดได้ทะลุปรุโปร่ง การขาดความชัดเจนในความต้องการอาจมีผลให้เลือกซอฟท์แวร์ผิด แต่โครงการความต้องการ (RFP) ที่ได้จัดทำไว้อย่างละเอียดจะให้ภาพความต้องการซอฟท์แวร์ที่ชัดเจน โครงการความต้องการ (RFP) จะให้เค้าโครงการสนองตอบแก่ผู้ขายเกี่ยวกับลักษณะสำคัญที่เกี่ยวข้องกับ Software package ของตนและให้โครงร่างที่ถูกต้องซึ่งอำนวยต่อการประเมินระบบต่างๆ นอกจากนี้ การใช้รูปแบบทั่วไปจะช่วยให้ง่ายต่อการตรวจสอบการสนองตอบที่ไม่สมบูรณ์
โครงการความต้องการ (RFP) เป็นเหมือนยานพาหนะสำหรับการสื่อสารที่ต่อเนื่องระหว่างองค์การกับผู้ขาย โดยควรอธิบายความต้องการซอฟท์แวร์โดยสรุปและกระชับรวมทั้งรูปแบบการสนองตอบง่าย ๆ ของผู้ขาย ซึ่งเอกสารที่ง่ายและชัดเจนจะช่วยให้ผู้ขายเข้าใจและตอบสนองให้สมบูรณ์ได้ง่ายขึ้น
เมื่อเลือกผู้ขายได้แล้วและได้ซื้อและติดตั้งซอฟท์แวร์ ขั้นต่อไปก็คือการนำผลการทดลองปฏิบัติเพื่อนำมาปรับปรุง ซึ่งผู้ใช้เป็นแหล่งที่ดีที่สุดที่จะให้ข้อมูลดังกล่าวว่าระบบทำงานอย่างไร ข้อผิดพลาดของผลลัพธ์หรือข้อมูลนำเข้าหรือการแก้ไขเพื่อให้ระบบสนับสนุนผู้ใช้ยิ่ง ๆ ขึ้นเป็นเพียงตัวอย่างเล็กน้อยของปัญหาที่ต้องหาให้ได้ในขั้นนี้
ผลจากข้อมูลการทดลองใช้ที่ได้จากผู้ใช้ ทำให้เกิดการปรับปรุงที่ถูกต้องแล้วนำระบบไปใช้อย่างเต็มที่ แต่งานก็ไม่ได้จบเพียงเท่านี้ ขั้นสุดท้ายจริง ๆ คือกระบวนการประเมินระบบ ซึ่งจำเป็นต้องวัดประสิทธิผลของระบบอย่างต่อเนื่องและปรับปรุงการทำงานของซอฟท์แวร์ให้ทันสมัยอยู่เสมอ การตรวจสอบระบบก็เพื่อให้ข้อมูลถูกต้องและเกิดประโยชน์และสามารถค้นพบปัญหาและแก้ไขได้เร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้ เนื่องจากความสำคัญของขั้นนี้ จึงจะกล่าวการตรวจสอบข้อมูล HRIS โดยละเอียดต่อไป
สุดท้าย ต้องเน้นการมีส่วนร่วมของผู้ใช้ตลอดกระบวนการ การมีส่วนร่วมของผู้ใช้เป็นสิ่งสำคัญตั้งแต่กระบวนการกำหนดความต้องการระบบ การเลือกคุณลักษณะเฉพาะของซอฟท์แวร์ และการใช้ระบบที่สมบูรณ์ การได้รับการสนับสนุนจากผู้ใช้เป็นสิ่งสำคัญซึ่งจะประกันได้ว่าระบบตรงกับความต้องการของผู้ใช้ ตัวอย่างเช่น สิ่งที่ดูเหมือนง่ายในการบันทึกชื่อหนึ่ง ๆ อาจเป็นเรื่องที่แตกต่างกันไปของผู้ใช้แต่ละคน ซึ่งทั้งหมดนี้ถูกหมดแต่ชื่อใดที่เป็นที่ต้องการของผู้ใช้ ระบบควรได้รับการพัฒนาอยู่เสมอโดยคำนึงถึงผู้ใช้
ข้อมูลการสรรหาและการทดสอบ
ข้อมูลการสรรหามีความสำคัญในการประเมินกระบวนการสรรหาและคัดเลือก โดยมีข้อมูลสองประการที่สำคัญต่อการวิเคราะห์กระบวนการสรรหาได้อย่างถูกต้อง ประการแรกคือการประเมินพนักงานขั้นต้นระหว่างกระบวนการสรรหาซึ่งอาจเป็นแบบการให้คะแนนตั้งแต่การสัมภาษณ์ครั้งแรกหรือผลการทดสอบ อีกประการหนึ่งคือคะแนนการประเมินการปฏิบัติงานของพนักงานตามระยะเวลา ระบบในการรวบรวมข้อมูลทั้งสองชุดเป็นสิ่งสำคัญสำหรับข้อมูลที่ถูกต้องและเชื่อถือได้
ประเภทของข้อมูลที่บันทึก
ข้อมูลใน HRIS แบ่งเป็น ๒ ประเภทใหญ่ ๆ ประเภทแรกคือข้อมูลประวัติพนักงานทั่วไปได้แก่ ชื่อ ที่อยู่ ประวัติการแพทย์ ฯลฯ ซึ่งเป็นประเภทของข้อมูลหลักที่เก็บไว้ในระบบ HRIS แรก ๆ
ในระบบใหม่ได้เพิ่มเติมข้อมูลประเภทที่สองซึ่งเป็นข้อมูลที่ครอบคลุมมากขึ้นเพื่อตัดสินใจ วางแผนทรัพยากรมนุษย์ และวางแผนอาชีพ ข้อมูลที่เก็บปัจจุบันได้แก่ การสรรหาและการทดสอบเพื่อคัดเลือก การประเมินการปฏิบัติงาน ค่าจ้าง และประวัติการทำงาน เพื่อช่วยในการวิเคราะห์ต่าง ๆ นอกจากนี้ยังรวมข้อมูลที่มีลักษณะในเชิง “พฤติกรรม” มากขึ้นและเน้นที่ทัศนะคติ การกำหนดรู้และความชอบของพนักงาน จะมีการสัมภาษณ์พนักงานเพื่อดูมุมมองเกี่ยวกับการดำเนินการต่าง ๆ ของบริษัท เช่น โครงสร้างเงินเดือน การฝึกอบรม การคัดเลือกและการจ้าง ความสำนึกของพนักงาน แผนการจูงใจ และการเลื่อนตำแหน่ง
ประเภทข้อมูลหลักที่ควรบันทึกไว้ใน HRIS ที่สมบูรณ์แบบ ได้แก่ ข้อมูลบุคคล ประวัติการทำงาน ข้อมูลคุณวุฒิ ข้อมูลประเมินการปฏิบัติงาน ข้อมูลการขาดงาน ข้อมูลการทดสอบการสรรหาและการคัดเลือก ข้อมูลร้องทุกข์ ข้อมูลวิเคราะห์ปัญหางาน และข้อมูลสำรวจทัศนคติ โดยข้อมูลแต่ละชนิดมีรายละเอียดพร้อมตัวอย่างที่อาจใช้ในการวิเคราะห์แรงงานและตัดสินใจ ดังต่อไปนี้
-สารสนเทศบุคคล
สารสนเทศนี้มักประกอบด้วยชื่อพนักงาน ที่อยู่ โทรศัพท์ ภาษาหลัก อายุและอยู่กับใคร ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องรู้ว่ากำลังจ้างใคร จะจ่ายเช็คไปที่ใด หรือจะติดต่อใครกรณีฉุกเฉิน
การทำให้เป็นระบบอัตโนมัติเช่นสารสนเทศที่เป็นปกติประจำดังกล่าวจะช่วยประหยัดเวลาของเจ้าหน้าที่ทรัพยากรมนุษย์ จำนวน ประเภท และระยะเวลาของรายการที่สร้างขึ้นจะขึ้นอยู่กับความต้องการขององค์การ อาจต้องทำรายชื่อพนักงานทุกคนทุกสัปดาห์ เดือน และสามเดือนรวมทั้งรายการที่แยกตามฝ่าย อายุ ภาษาหลัก หรือที่อยู่
-ประวัติอาชีพ/ค่าจ้าง
หน้าที่นี้บันทึกงานต่าง ๆ ของพนักงานและใช้ร่วมกับการวางแผนอาชีพและการฝึกอบรม ยิ่งไปกว่านั้น ยังบันทึกตำแหน่งงาน เวลาที่อยู่ในแต่ละตำแหน่ง ประวัติเงินเดือน เหตุผลการลา การเลื่อนตำแหน่ง ฯลฯ และยังใช้เพื่อวิเคราะห์การเกลี่ยค่าจ้างในองค์การ รายงานต่าง ๆ อาจทำขึ้นเพื่อแสดงถึง ตำแหน่ง ฝ่าย กลุ่มอายุ ทักษะและ/หรือระดับการศึกษาที่ได้รับค่าจ้างสูงสุดเพื่อประเมินความเสมอภาคของการเกลี่ยค่าจ้างขององค์การ
-ข้อมูลคุณวุฒิ
ข้อมูลนี้รวบรวมข้อมูลเฉพาะเกี่ยวกับการศึกษาและอบรมของพนักงานแต่ละคน ข้อมูลที่บันทึกอาจได้แก่รายชื่อหลักสูตรฝึกอบรมทั้งหมด คะแนนที่ได้รับ สถาบันที่ฝึกอบรม และระดับและ/หรือประกาศที่ได้ บัญชีอาจระบุสถานภาพว่าใครสำเร็จหลักสูตรใด ๆ ใครไม่ผ่านหลักสูตร และหลักสูตรใดที่ต้องการมากที่สุด สารสนเทศนี้จะช่วยองค์การพัฒนาแผนการฝึกอบรมที่มีประสิทธิผลสำหรับพนักงาน
-ข้อมูลการประเมินค่าการปฏิบัติงาน
ข้อมูลนี้เกี่ยวกับการปฏิบัติงานของพนักงานตลอดระยะเวลาการจ้าง เกณฑ์ที่ใช้เพื่อวัดการปฏิบัติงานในแต่ละองค์การจะต่างกันรวมทั้งมาตรการที่ใช้ ควรเก็บผลการประเมินของพนักงานทุกคนไว้ สารสนเทศนี้อาจใช้เพื่อวิเคราะห์ความก้าวหน้าในอาชีพของพนักงานและนโยบายการเลื่อนตำแหน่งขององค์การ รายงานว่าบุคคลใดที่กำลังเลื่อนตำแหน่ง (ฝ่ายใด ทักษะ กลุ่มอายุ ผู้ที่มีขีดความสามารถในการปฏิบัติงานต่ำ ผู้มีความสามารถในการปฏิบัติงานสูง ฯลฯ) จะช่วยให้เห็นรูปแบบและช่วยในการทำนายโครงสร้างองค์การในอนาคต
-ข้อมูลการขาดงาน
บันทึกจำนวนวันทำงาน ความเฉื่อยชา การลาป่วย วันลาพักผ่อน วันหยุด หรือการลาโดยไม่รับเงินเดือน สารสนเทศนี้จะสามารถสรุปเป็นห้วงระยะเวลาเฉพาะได้ เช่น เดือน สามเดือนหรือปี หรือรายบุคคลหรือเป็นฝ่าย
มีประโยชน์ในการระบุแนวโน้มการขาดงาน เช่น ถ้าสามารถพิจารณาว่าจะมีการขาดงานมากที่สุดในฝ่ายเฉพาะหรือกลุ่มอายุ เมื่อรู้เช่นนี้ ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์จะสามารถให้ความสนใจเฉพาะที่จะขจัดสาเหตุได้
- ข้อมูลการร้องทุกข์
สารสนเทศนี้เกี่ยวกับเรื่องราวร้องทุกข์ของพนักงาน เช่น สาเหตุของการร้องเรียน วันที่ ประเภทและบุคคลหรือฝ่ายที่เกี่ยวข้อง
สารสนเทศนี้ใช้เพื่อพิจารณาฝ่าย ผู้รับผิดชอบ หรือผู้จัดการที่มีเรื่อร้องทุกข์มากที่สุด เรื่องการต่อรองที่ร้องมากที่สุด และพนักงานที่ร้องทุกข์ เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องรู้สารสนเทศนี้เพื่อป้องกันปัญหาเกิดขึ้นอีกและเพื่อเสริมสร้างความสัมพันธ์ระยะยาวกับพนักงาน
-ข้อมูลการสำรวจปัญหางานและข้อมูลทัศนคติ
การศึกษาโดย ใช้แบบสอบถามสำรวจปัญหางานที่จัดทำโดย Hackman และ Oldham สอบถามพนักงานเพื่อวัดความพอใจในงาน แรงจูงใจ ความเครียด ความพร้อมรับผิด ความคาดหวังและรางวัล งานเฉพาะที่ยากและงานที่ไม่แน่นอน นอกจากนี้ยังใช้แบบสอบถามพนักงานเพื่อเก็บข้อมูลสำรวจทัศนคติซึ่งจะช่วยให้พนักงานสื่อสารความรู้สึกของตนกับนายจ้างเกี่ยวกับองค์การ การสำรวจนี้รวมถึงมุมมองของพนักงานเกี่ยวกับนโยบายบริษัท สภาพการทำงาน การสื่อสารระหว่างนายจ้างกับลูกจ้าง โอกาสก้าวหน้า ความสำนึกของพนักงาน ฯลฯ
การสำรวจดังกล่าวทั้งสองสามารถใช้วิเคราะห์หาเรื่องที่พนักงานไม่พึงพอใจ เมื่อพบปัญหาดังกล่าว องค์การอาจมุ่งสนใจทำการปรับปรุงที่เหมาะสมได้
องค์การยิ่งใหญ่ ยิ่งยากที่จะจัดการข้อมูลพนักงานได้ทุกประเภท HRIS เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิผลในการดำเนินการดังกล่าว แต่ก็มีประโยชน์เฉพาะข้อมูลที่ถูกต้อง ในตอนต่อไปจะกล่าวถึงวิธีที่จะประกันความถูกต้องของข้อมูลใน HRIS
ข้อเสียของ HRIS
1.โปรแกรมสำเร็จรูป HRIS โดยทั่วไปที่ดี จะพบว่า ส่วนใหญ่แล้วยังเป็นระบบที่ยังไม่สมบูรณ์ มีระบบไม่ครบตามความต้องการใช้ขององค์กร และมีราคาแพง
2.โปรแกรมสำเร็จรูป HRIS ที่มีราคาถูกๆ ทำให้ขาดความชัดเจนของข้อมูลที่เพียงพอ ในการที่จะนำไปสรุปวิเคราะห์เพื่อนำมาใช้เป็นข้อมูลประกอบการวางแผนเพื่อการบริหารและพัฒนาทรัพยากรบุคคลในองค์กรได้อย่างแท้จริง
3.บุคลากรต่างๆ ขาดความรู้ความสามารถในการใช้โปรแกรม ซึ่งอาจทำให้ข้อมูลที่ได้ไม่ถูกต้องและไม่มีประสิทธิภาพในการนำไปใช้งาน
มาอีกแย๊ว..พอดีคิดอะไรได้ก้อ post..post ลงไปก่อน (ไม่รู้เป็นอะไร พักนี้ขี้ลืมจัง)แล้วค่อยให้เจ๊ใหญ่ซูซี่ สรุปส่งอาจารย์ทีหลัง..
คราวนี้ขอว่าด้วยเรื่อง Promotion...
--------------------------
Promotion and Evaluation system – ระบบการประเมินผลงานและการเลื่อนขั้นตำแหน่ง
ระบบสามารถกำหนดการประเมินผลงานตามกลุ่มของพนักงาน ซึ่งจะมีความแตกต่างกันทั้งในเรื่องหัวข้อที่พึงประเมิน เงื่อนไข และการให้คะแนน หลังจากที่ทำการประเมินจนได้ผลคะแนนออกมาแล้ว ก็จะมีรูปแบบจำลองวิธีการปรับเงินเดือน หรือการจ่ายเงินโบนัส เพื่อควบคุมให้อยู่ในงบประมาณที่กำหนด หรือนำผลที่ได้จากแบบจำลองต่างๆ เหล่านั้นมาเปรียบเทียบกันก่อนที่จะมีการตัดสินใจปรับเงินเดือนหรือจ่ายโบนัส
นอกจากนี้ ยังมีการเก็บบันทึกประวัติการประเมินผลงาน, ประวัติการเลื่อนตำแหน่ง, การทำความดีหรือถูกลงโทษ, ประวัติการปรับเงินเดือน หรือการจ่ายโบนัสไว้ทุกครั้งโดยอัตโนมัติ เพื่อสามารถเรียกดูประวัติการประเมินผลย้อนหลังได้เมื่อต้องการ
-----------------------------
Cheers!
Jesse
ต้องขอบพระคุณเพื่อนๆเป็นอย่างมากเลยนะคร๊าบที่ส่ง comments มาให้ ไม่ว่าจะทางโทรศัพท์ หรือ e-mail (กว่าจะได้นอนก็เกือบตีสอง) แถมยังบังคับให้ post ตอบอาจารย์อีก..น่าร๊ากเสียไม่มีเลยนะทุกท่าน....ก็เห็นใจนะครับว่าธุรกิจมันรัดตัว..ไม่ว่ากันคร๊าบ (คราวนี้นะ)
ก็ขอให้โชคดี ได้ยี่สิบเต็มทุกคนนะครับ,
Jesse
---------------------------------
เรียน อาจารย์ พีรพร
คำตอบ Quiz#4 ดังนี้ครับ
---------------------------------
ด้วยเหตุที่บริษัทมีสาขาอยู่ทั่วทุกภาค และมีพนักงานมากกว่า 10,000 คน บริษัทตัดสินใจที่จะนำระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource Information System) มาเป็นเครื่องมือในการสร้างฐานข้อมูลเพื่อที่ใช้ในการเก็บรักษา เรียกใช้ และนำข้อมูลพนักงานมาวิเคราะห์ วางแผนและการตัดสินใจ ในเรื่องต่างๆ เช่น การนำข้อมูลบัญชีรายชื่อพนักงาน มาวางแผนด้านการเพิ่มทักษะและขีดความสามารถของพนักงานในบริษัท นอกจากนี้ยังใช้เป็นเครื่องมือในการรายงานข้อมูลของพนักงานว่ามีการพัฒนาคุณภาพ ความก้าวหน้าในสายอาชีพงานของพนักงานอย่างไร อีกทั้งครอบคลุมและสามารถเก็บรวบรวมข้อมูลต่าง ๆ อย่างถูกต้อง ครบถ้วน อาทิเช่น ข้อมูลการจ่ายเงินเดือนประจำ ค่าคอมมิชชั่น การขาดงาน และวันลาพัก ข้อมูลการพัฒนาการบริหารซึ่งพิจารณาการฝึกอบรมและการพัฒนาที่จำเป็น รวมถึงระดับการจ้างที่เพียงพอ หรือทักษะต่าง ๆ ที่มีประสิทธิผลที่สุดของทีมงาน
ระบบ HRIS ที่บริษัทนำมา apply ใช้มีดังนี้:-
1) Personal base system – ระบบทะเบียนประวัติพื้นฐานของพนักงาน
2) Time attendance system – ระบบบันทึกเวลาเข้า-ออก ของพนักงาน
3) Payroll system – ระบบการจ่ายค่าจ้างและเงินเดือน
4) Promotion and Evaluation system – ระบบการประเมินผลงานและการเลื่อนขั้นตำแหน่ง
5) Training and Development system – ระบบการพัฒนาและฝึกอบรม
6) Welfare system – ระบบการจัดสวัสดิการพนักงาน
7) Recruitment system – ระบบการสรรหา และคัดเลือกพนักงาน
-------------------------------
1) Personal base system – ระบบทะเบียนประวัติพื้นฐานของพนักงาน
จัดเก็บข้อมูลพื้นฐานที่เกี่ยวกับประวัติของพนักงาน, ตำแหน่งงาน, หน่วยงานสังกัด ฯลฯ ในทุกสาขาของบริษัท ซึ่งข้อมูลพื้นฐานเหล่านี้ จะถูกนำมาใช้ร่วมกับระบบงานอื่นๆ ได้ด้วย ในลักษณะของฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (Relationship database) ระบบข้อมูลพื้นฐานนี้ จะเป็นส่วนช่วยในการเชื่อมโยงระบบอื่นๆ เข้าด้วยกัน เนื่องจากเป็นการแบ่งการใช้ฐานข้อมูล เช่น ใช้ร่วมกับระบบ Payroll system เพื่อจ่ายเงินเดือน ฯลฯ , ใช้ร่วมกับระบบ Promotion and Evaluation system เพื่อเป็นการพิจารณาเลื่อนตำแหน่ง เป็นต้น
2) Time attendance system – ระบบบันทึกเวลาเข้า-ออก ของพนักงาน
บันทึกข้อมูลเวลาไว้ในหน่วยความจำของเครื่องรูดบัตร ซี่งสามารถจะดึงข้อมูลเหล่านั้นเข้าสู่คอมพิวเตอร์เพื่อประมวลผลได้ ทำให้ไม่ต้องเสียเวลาในการไปเก็บบัตรตอกมาตรวจสอบ แล้วต้องนำกลับไปไว้ที่เดิม
Advantage:-
- สามารถกำหนดแผนการทำงานของพนักงานได้ล่วงหน้า ไม่ว่าจะเป็นพนักงานรายเดือน รายวัน หรือพนักงานที่ต้องมีการเข้ากะที่แตกต่างกัน ในแต่ละสาขา
- สามารถตรวจสอบเวลาการทำงานที่ข้ามวันได้ เช่น การเข้าทำงานกะในคืนวันหนึ่ง และไปเลิกงานในตอนเช้าของอีกวันหนึ่ง
- มีรายงานข้อผิดพลาดต่างๆได้อย่างหลากหลาย เช่น พนักงานไม่รูดบัตรเข้าหรือออก รายงานมาสาย หรือเลิกงานก่อนเวลา
- สามารถแสดงสถิติการหยุดงาน การป่วย ลา ขาด สาย ของพนักงานแต่ละคน หรือเป็นหน่วยงาน ในแต่ละสาขา และในแต่ละช่วงเวลา
3) Payroll system – ระบบการจ่ายค่าจ้างและเงินเดือน
1. ข้อมูลประวัติพนักงานที่จำเป็นสำหรับการจ่ายเงินเดือน อาทิเช่น ชื่อสกุล สังกัด ฝ่ายงาน ส่วนงานสังกัดบริษัท (ใช้ร่วมกันหลายบริษัท) เลขประจำตัวพนักงาน ที่อยู่ หมายเลขบัตรประจำตัวประชาชน เลขประจำตัวผู้เสียภาษี เลขที่บัตรประจำตัวประกันสังคม เงินเดือน เลขที่บัญชีการจ่ายเงินเดือน (ใช้บริการของธนาคารใด) สถานภาพสมาชิกกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ (หรือไม่) วันเข้าทำงาน วันพ้นทดลองงาน รวมทั้งรายได้ที่มีลักษณะคงที่ เช่น เงินประจำตำแหน่ง เงินค่าพาหนะที่จ่ายประจำ หรือค่าตอบแทนที่มีลักษณะคงที่ตลอดปี เป็นต้น
2. ข้อมูลหลักเกณฑ์ในการคำนวณการจ่ายเงินเดือน ได้แก่ จำนวนวันต่อเดือนที่ใช้เป็นฐานในการคำนวณ โครงสร้างภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาและค่าลดหย่อน โครงสร้างอัตราเงินกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ อัตราเงินประกันสังคม หลักเกณฑ์การจ่ายโบนัสจ่ายเป็นจำนวนเท่าของเงินเดือนหรือไม่อย่างไร หรือเป็นการจ่ายในรูปเงินสดเมื่อถึงวันจ่ายโบนัส (Cash Basis) หรือเป็นการแบ่งจ่ายตามสัดส่วน ตามเวลาซึ่งได้คำนวณและกันเงินไว้ล่วงหน้า (Accrual Basis) อย่างไรก็ดีการจ่ายเงินจะมีความสัมพันธ์กับระบบบัญชีของบริษัท โดยเกณฑ์เหล่านี้เป็นเกณฑ์ที่ใช้ร่วมกันทุกคน
3. ข้อมูลที่มีการเคลื่อนไหวในแต่ละเดือน (Transactions Movement) เช่น การปรับเงินเดือน การตกเบิกเงินเดือน (Retroactive Adjustment) ค่าพาหนะที่ไม่ได้จ่ายประจำ ค่าเบี้ยเลี้ยง ข้อมูลการลาออก การโอนย้าย ฯลฯ
4. ข้อมูลรายได้พนักงาน:-
- เงินเดือน - โบนัส
- เงินประจำตำแหน่ง
- เงิน (เดือน) ตกเบิกย้อนหลัง
- ค่ากะ - ค่าปฏิบัติงานล่วงเวลา
- ค่าพาหนะ - ค่าคอมมิชชัน
- เงินรางวัลพิเศษ - รายได้อื่นๆ
4) Promotion and Evaluation system – ระบบการประเมินผลงานและการเลื่อนขั้นตำแหน่ง
สามารถกำหนดการประเมินผลงานได้ตามกลุ่มของพนักงานทุกสาขา ซึ่งจะมีความแตกต่างกันทั้งในเรื่องหัวข้อที่พึงประเมิน เงื่อนไข และการให้คะแนน หลังจากที่ทำการประเมินจนได้ผลคะแนนออกมาแล้ว ก็จะมีรูปแบบจำลองวิธีการปรับเงินเดือน หรือการจ่ายเงินโบนัส เพื่อควบคุมให้อยู่ในงบประมาณที่กำหนด หรือนำผลที่ได้จากแบบจำลองต่างๆ เหล่านั้นมาเปรียบเทียบกันก่อนที่จะมีการตัดสินใจปรับเงินเดือนหรือจ่ายโบนัส นอกจากนี้ ยังจะต้องมีการเก็บบันทึกประวัติการประเมินผลงาน, ประวัติการเลื่อนตำแหน่ง, การทำความดีหรือถูกลงโทษ, ประวัติการปรับเงินเดือน หรือการจ่ายโบนัสไว้ทุกครั้งโดยอัตโนมัติ เพื่อสามารถเรียกดูประวัติการประเมินผลย้อนหลังได้เมื่อต้องการ
5) Training and Development system – ระบบการพัฒนาและฝึกอบรม
- จัดทำแผนการฝึกอบรมของพนักงานแต่ละคน หรือแต่ละตำแหน่งงาน พร้อมทั้งประมาณค่าใช้จ่ายต่างๆ เพื่อให้สามารถจัดเตรียมงบประมาณได้
- เก็บประวัติการฝึกอบรมของบุคลากรแต่ละคน เพื่อใช้ตรวจสอบว่า ได้ผ่านการฝึกอบรมในเรื่องใดมาบ้างแล้ว และยังมีหลักสูตรใดที่ยังไม่ได้รับการฝึกอบรม
- บันทึกผลการประเมินการฝึกอบรมในแต่ละหลักสูตร ทั้งในเรื่องวิทยากร, ผลที่ได้รับ, เนื้อหา, ค่าใช้จ่าย ฯลฯ เพื่อนำมาวิเคราะห์สำหรับการวางแผนฝึกอบรมในครั้งต่อๆไป
- รายงานสรุปค่าใช้จ่ายในการจัดฝึกอบรม ตามเงื่อนไขต่างๆ เช่น แยกเป็นแต่ละหน่วยงาน, แยกตามหลักสูตร, หรือแยกเป็นปีงบประมาณ ฯลฯ เพื่อนำเสนอผู้บริหาร
6) Welfare system – ระบบการจัดสวัสดิการพนักงาน
- รายงานประเภทของสวัสดิการต่างๆ ที่จัดให้กับพนักงาน ตลอดจนเงื่อนไขในการใช้สวัสดิการนั้นๆ
- แจ้งเตือนพนักงานให้ทราบว่า พนักงานคนใดได้ใช้สวัสดิการใดเกินกว่าที่กำหนดแล้ว
- ในกรณีเบิกค่ารักษาพยาบาล สามารถที่จะนำมาวิเคราะห์ถึงโรค หรืออาการที่เกิดขึ้นบ่อยๆ กับพนักงาน เพื่อวางแผนป้องกันได้
- สรุปค่าใช้จ่ายในการจัดสวัสดิการแต่ละปี เพื่อนำไปวางแผนงบประมาณปีต่อไป
7) Recruitment system – ระบบการสรรหา และคัดเลือกพนักงาน
ระบบสรรหาและคัดเลือกนั้นใช้การจัดเก็บข้อมูลผู้สมัคร ทำให้ทราบสถานภาพและคุณสมบัติของผู้สมัคร ใช้ในการบันทึกข้อมูลการจ้างงาน เก็บประวัติส่วนตัวที่จะใช้ในการคัดเลือกต่อไป เช่น ชื่อ ที่อยู่ สถานภาพ ฯลฯ
เนื่องจากผู้สมัครแต่ละคนยังไม่ผ่านการคัคเลือกเข้าเป็นพนักงานของบริษัท แต่อย่างไรก็ตามเมื่อผ่านกระบวนการคัดเลือกแล้ว เช่น การทดสอบหรือการสัมภาษณ์ ระบบจะสามารถโอนข้อมูลพนักงานนั้นๆ เข้าสู่ระบบกลางได้โดยอัตโนมัติ ไม่จำเป็นต้องทำการบันทึกข้อมูลใหม่
----------------------------------
ขอแสดงความนับถือ
รายชื่อสมาชิกกลุ่ม
493-04-1013 ขจรศักดิ์ เมืองจันทร์
493-04-1014 ชฎาพร วรนิธิสมบัติ
493-04-1021 นพสรัญ เพ็ญโรจน์
493-04-1026 เจษฎา ทรงเวษเกษม
493-04-1042 เจณิชตา จันทาวลับเสถียร
493-04-1044 พ.ต.ภูวนารถ จันทนาม
493-04-1045 ชุติมันต์ กุลธนภัทร
493-04-1046 ชัยยงค์ ภูมิพระบุ
493-04-1051 ศศิธร พฤศชนะ
493-04-1052 อัจรา โพธิ์พัทยา
*** ยังไม่เห็นไป Post ที่ blog ของผมแต่เข้ามาแอบดู รู้สึกว่ากลุ่มนี้อบอุ่น ช่วยกันนัวเนีย สุดท้ายออกมาดีครับ ***
ขอขอบคุณเพื่อน ๆ ทุกคน โดยเฉพาะ Jesse สุดหล่อของเรา ที่เพรียบพร้อมไปหมดทุกด้าน โดยเฉพาะน้ำใจ เราจะ Post เข้าไปใน Blog ของอาจารย์แล้วน่ะ ไม่งั้นเดี๋ยวอาจารย์ มาแอบดูอีก แต่ถ้าหากเพื่อนๆยังมีข้อมูลอีกสามารถเข้ามา Comment ต่อได้ จะได้เพิ่มทักษะและความรู้
สุดท้ายเราขอสรุปแบบนี้น่ะว่า
บริษัทฯขนาดใหญ่ที่มีสาขาอยู่มากมายเกือบ 10,000แห่งการนำ HRIS มาช่วยเพื่อจัดเตรียมข้อมูลที่จำเป็นต่อการตัดสินใจด้านทรัพยากรบุคคลและข้อมูลที่คนในองค์กรต้องการ เพื่อพัฒนาคุณภาพชีวิตและสภาพการทำงานของพนักงาน
HRIS คือส่วนที่ผลักดันให้มีการนำเอาข้อมูลและกระบวนการไปสนับสนุนการทำงานของ HR ให้เกิดการพัฒนาและปรับปรุงนโยบาย แผนงาน และการปฏิบัติ ซึ่งจะตอบสนองต่อภาคธุรกิจต่อไป
ข้อดี คือ
1.กระบวนการจัดการข้อมูลมีความรวดเร็ว ให้ข้อมูลที่ถูกต้องและสมบูรณ์มากขึ้นที่จะนำไปดำเนินกรรมวิธี
2.ลดเวลาการส่งข้อมูลและเพิ่มเวลาในการวิเคราะห์และแก้ปัญหา
3.สามารถผลิตรายงานมาตรฐานต่าง ๆ ได้โดยง่าย เช่น รายงานงบเงินรวม การเข้ารับการฝึกอบรม บัญชีพนักงานและการวิเคราะห์แรงงานโดยอายุ ทักษะหรือประสบการณ์
4.สามารถสร้างรูปแบบต่าง ๆ ได้ง่ายขึ้น โดยสามารถสร้างข้อมูลเงินเดือนและเงินตอบแทนสำหรับพนักงานแต่ละคน ทั้งฝ่าย หรือทั้งบริษัท
5.สามารถค้นหาพนักงานที่มีทักษะเฉพาะสำหรับตำแหน่งงานที่ว่าง ซึ่งจะช่วยลดเวลาและค่าใช้จ่ายในการหาคนเข้าตำแหน่งจากภายนอกในเมื่อมีผู้มีคุณสมบัติอยู่แล้ว
6.สามารถดึงข้อมูลได้ตลอดเวลาและในรูปแบบที่ต้องการเพื่อสนองความต้องการของผู้ใช้
และที่สำคัญก่อนนำระบบมาใช้เราควรพิจารณาปัจจัยเหล่านี้ด้วยคือ
1.ความสามารถ (Capability) หมายถึงความพร้อมขององค์การและบุคคลในการประยุกต์เทคโนโลยีสารสนเทศ
2.การควบคุม (Control) การพัฒนา HRIS จะให้ความสำคัญกับความปลอดภัยของสารสนเทศโดยเฉพาะการเข้าถึงและความถูกต้องของข้อมูล
3.ต้นทุน (Cost) ปกติการดำเนินงานด้านทรัพยากรบุคคลจะมีต้นทุนที่สูง ซึ่งฝ่ายบริหารสมควรต้องพิจารณาผลตอบแทนที่ได้รับจากการพัฒนาระบบว่าคุ้มค่ากับต้นทุนที่ใช้ไปหรือไม่
4.การติดต่อสื่อสาร (Communication) หมายถึงการพัฒนาระบบสารสนเทศต้องศึกษาการไหลเวียนของสารสนเทศ (Information flow) ภายในองค์การและความสัมพันธ์ระหว่างองค์การกับสภาพแวดล้อมภายนอก เพื่อทำให้เกิดความเข้าใจในการประยุกต์ใช้
5.ความได้เปรียบในการแข่งขัน (Competitive advantage) HRIS ไม่เพียงแต่ช่วยให้การดำเนินงานมีประสิทธิภาพขึ้น แต่ยังมีส่วนสำคัญในการสร้างศักยภาพและความได้เปรียบในการแข่งขันให้แก่ธุรกิจ
6.ความยืดหยุ่น (Flexibility) โดยระบบสารสนเทศที่ถูกสร้างหรือถูกพัฒนาขึ้นต้องสามารถตอบสนองความต้องการของผู้บริหารได้อยู่เสมอ โดยมีอายุการใช้งาน การบำรุงรักษา และค่าใช้จ่ายที่เหมาะสม
7.ความพอใจของผู้ใช้ (User Satisfaction) เนื่องจากการพัฒนาระบบจะต้องใช้เงินลงทุนสูง จึงต้องใช้งานอย่างคุ้มค่า ดังนั้นธุรกิจสมควรที่จะพัฒนาระบบให้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้ และทำให้ผู้ใช้เกิดความพอใจต่อระบบ
นอกจาก
Recruitment
Payroll
Time Attendance
Performance Evaluation
Training and Development
Man Power Planning
Welfare
และ Central Database แล้ว
ยังสามารถเพิ่มในส่วนของ Competence เข้าไปได้เช่น
- Competence Profile, report
- Profile Match up
- Copy jop competence profile
- Assessment request
หรือแม้กระทั่ง Individual data report ในส่วนของ
- GPA
- IDP (Individual development apprisal)
- skill, pool
อย่างนี้เป็นต้น เอาล่ะเราจะ Post หาอาจารย์แล้วน่ะ
โชคดีทุก ๆ คน
ขอบคุณครับสำหรับคำชม ถึงแม้จะเป็นคำชมที่มาจาก ส.ว.Suzi (นะจะเชื่อได้น๊า) อย่างน้อยก็ทำให้ผมมีกำลังใจในการทำหน้าที่รับใช้เพื่อนๆในคราวต่อไป (พูดเล่นนะ)...
ต้องขออภัยด้วยครับ ที่ผมรีบ post คำตอบลงใน blog ของอาจารย์ เพราะเกรงว่าจะไม่ทันส่ง อีกอย่างพรุ่งนี้วันศุกร์ ผมมี training เกือบทั้งวัน ก็เลยกลัวจะลืม post เดี๋ยวจะทำให้เพื่อนๆไม่ได้ ยี่สิบคะแนน..
ผมได้รบกวนอาจารย์ ช่วย delete comments ให้แล้วนะคร๊าบ...
ซาบซึ้ง (จริงๆ) คร๊าบที่ได้ร่วมงานกับพวกท่าน (ไม่ได้สตรอเบอรี่นะ)
Love u na,
Jesse
Dear Jesse
You know! we are work within team .
All member understands the importance of relationship and
work together
Suzi
Congratulations!
We got 20 points. Let me share my view, in my opinion, it's not far for us to catch the "A". Do you agree, don't you?
As Jae Suzi said "Together, we work in harmony". This's real. Exactly real! The harmony is the way of success.
Cheers!
Love u all na..ja..jing..jing,
Jesse
Hi! Jesse and all member
I agree with you and this is our opportunity can be meet"A"
These make me get some idea why don't we use this blog to chang and share for our lesson.
I open this blog everyday.
Every body can be share learning for your best practice and various problem.
And I know you and me willing to help.
Bye Bye and see you next
Suzi
เห็นด้วยนะค่ะ ถ้าเราจะใช้ blog เป็นเครื่องมือในการติดต่อสื่อสาร และแลกเปลี่ยนความคิดเห็นหรืองานต่างๆ ง่ายดาย คุ้มค่า ได้สาระ หากสละเวลาอันมีค่าสักเล็กน้อย
คงไม่มีสิ่งใดจะสำเร็จได้หากขาดความร่วมมือร่วมใจจากทุกคน น่าชื่นชมและยินดีกับผู้จัดทำและสมาชิกในกลุ่มนี้นะคะ
แสดงความคิดเห็น